Polityka prywatności

Data wejścia w życie: 8 czerwca 2026 r. · Ostatnia aktualizacja: 8 czerwca 2026 r.

Listownia to serwis, który pomaga w przygotowaniu projektów pism administracyjnych dla cudzoziemców prowadzących sprawy pobytowe i obywatelskie przed urzędami wojewódzkimi. Serwis nie jest kancelarią prawną i nie świadczy porad prawnych.

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników serwisu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi przepisami krajowymi.

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest SavvyLed Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Złota 61/100, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000499181, o numerze NIP 5272709910 i REGON 147122290. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem poczty elektronicznej rodo@listownia.pl.

Nie powołano Inspektora Ochrony Danych; w niniejszym przypadku nie jest to wymagane.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od rodzaju przygotowywanego pisma Administrator przetwarza następujące kategorie danych podanych przez Użytkownika: imię i nazwisko, adres, obywatelstwo, numer (sygnaturę) sprawy, dane dotyczące statusu pobytu, opis sytuacji przedstawiony samodzielnie przez Użytkownika.

Ponadto Administrator przetwarza:

adres poczty elektronicznej (w celu przekazania pisma oraz korespondencji związanej z usługą),
preferowany język korzystania z serwisu,
w przypadku założenia (opcjonalnego) konta — dane konta oraz hasło przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnej (Administrator nie ma dostępu do hasła Użytkownika),
dane dotyczące płatności w zakresie niezbędnym do realizacji i rozliczenia usługi; Administrator nie przechowuje danych karty płatniczej ani danych uwierzytelniających płatność,
dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w tym adres IP, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

Założenie konta jest całkowicie dobrowolne — z serwisu można w pełni korzystać bez konta.

Minimalizacja danych. Administrator zbiera wyłącznie dane niezbędne do przygotowania danego pisma. Serwis nie wymaga podawania numeru PESEL, numeru paszportu ani załączania skanów dokumentów, jeżeli nie są one potrzebne. Administrator nie zapisuje treści opisu sytuacji ani pełnej treści dokumentów w dziennikach technicznych.

Dane szczególnych kategorii. Jeżeli w opisie sprawy Użytkownik poda dane szczególnych kategorii (np. dotyczące stanu zdrowia — art. 9 RODO), są one przetwarzane, ponieważ jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w prowadzonej przez Użytkownika sprawie administracyjnej (art. 9 ust. 2 lit. f RODO). Dodatkowo, przed podaniem takich danych Administrator pobiera od Użytkownika wyraźną zgodę (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zalecamy podawanie wyłącznie informacji niezbędnych dla sprawy.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Przygotowanie i udostępnienie projektu pisma oraz obsługa (opcjonalnego) konta	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Rozliczenie płatności oraz przechowywanie dokumentów rozliczeniowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom oraz dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora
Przetwarzanie danych szczególnych kategorii podanych w opisie sprawy	art. 9 ust. 2 lit. f RODO — niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda pobierana przed podaniem danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania usługi — bez nich przygotowanie pisma nie jest możliwe.

§ 4. Okres przechowywania danych

Kategoria danych	Okres przechowywania
Niezapisane wersje robocze w kreatorze	14 dni od ostatniej aktywności
Wygenerowane pisma wraz z plikami	do 90 dni, po czym są automatycznie usuwane
Dane rozliczeniowe	5 lat od końca roku obrotowego, w którym dokonano transakcji (przepisy o rachunkowości i podatkowe)
Dzienniki techniczne	do 90 dni
Dane konta	do czasu usunięcia konta przez Użytkownika

Użytkownik zachowuje kontrolę nad swoimi danymi: w każdej chwili może samodzielnie usunąć przygotowane pismo za pomocą odnośnika przesłanego w wiadomości e-mail, a posiadacz konta może usunąć konto wraz z powiązanymi danymi.

§ 5. Odbiorcy danych

Administrator korzysta z usług zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na jego polecenie i w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Należą do nich:

dostawca usług płatniczych, będący odrębnym administratorem w zakresie danych płatniczych (obsługa płatności),
dostawca modelu językowego z siedzibą w Unii Europejskiej, wykorzystywany wyłącznie do opracowania językowego wybranych treści podanych przez Użytkownika; Administrator nie przekazuje mu danych płatności ani zbędnych informacji, a dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli,
dostawcy infrastruktury informatycznej (serwer, przechowywanie plików, poczta elektroniczna) zlokalizowanej w Unii Europejskiej.

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Z każdym dostawcą Administrator zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych.

e-Doręczenia. Serwis przygotowuje pismo wraz z instrukcją jego wysyłki, jednak nie wysyła pisma w imieniu Użytkownika i nie przekazuje jego danych do urzędu. Wysyłki Użytkownik dokonuje samodzielnie.

Miejsce przetwarzania. Dane osobowe są przetwarzane przede wszystkim na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego — Administrator korzysta z dostawcy modelu językowego oraz infrastruktury (serwer, przechowywanie plików, poczta) zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Wyjątkiem są dane analityczne: jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na pliki analityczne, korzystamy z Google Analytics 4, w ramach którego dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Google LLC posiada aktywną certyfikację w ramach Data Privacy Framework (DPF), uznanego decyzją Komisji Europejskiej za zapewniający odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO); dodatkowo zastosowanie mają standardowe klauzule umowne (SCC) jako uzupełniająca podstawa transferu. Przekazanie następuje wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki analityczne i nie obejmuje danych płatności ani treści przygotowywanych pism.

§ 6. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa: dostęp do danych i uzyskanie ich kopii, sprostowanie danych, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych, wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — wycofanie zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

Praktycznym sposobem realizacji prawa do usunięcia danych oraz wycofania zgody jest samodzielne usunięcie przygotowanego pisma (za pomocą odnośnika przesłanego w wiadomości e-mail), a w przypadku posiadania konta — usunięcie konta wraz z powiązanymi danymi. Niektóre dane Administrator zachowuje mimo żądania usunięcia, jeżeli wymaga tego przepis prawa — w szczególności dane rozliczeniowe przechowywane przez 5 lat (art. 6 ust. 1 lit. c RODO; zob. §4).

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem rodo@listownia.pl.

Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 7. Pliki cookie

Serwis stosuje dwie kategorie plików cookie:

1. Pliki niezbędne

Konieczne do prawidłowego działania serwisu; zwolnione z obowiązku zgody (art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego / art. 5 ust. 3 dyrektywy ePrivacy), Użytkownik jest o nich jedynie informowany. Stosujemy je w następujących celach: utrzymanie sesji i bezpiecznego logowania do konta, ochrona formularzy przed atakami CSRF, przechowywanie tokenu roboczej wersji pisma w kreatorze (korzystanie bez konta), zapamiętanie decyzji Użytkownika co do plików analitycznych oraz — wyłącznie na życzenie Użytkownika — zapamiętanie sesji logowania. Pliki te nie służą śledzeniu ani profilowaniu i są usuwane wraz z wygaśnięciem sesji lub upływem ich okresu ważności.

2. Pliki analityczne (Google Analytics 4)

Wyłącznie za zgodą Użytkownika. Serwis stosuje Consent Mode v2: do czasu wyrażenia zgody Google Analytics działa w trybie cookieless (bez identyfikatorów, z modelowaniem statystycznym), a pliki analityczne (np. _ga, _ga_<ID>, okres do 2 lat) są ustawiane wyłącznie po wyrażeniu zgody. Dostawcą usługi jest Google LLC (Stany Zjednoczone), działający jako podmiot przetwarzający na podstawie warunków przetwarzania danych Google. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), a podstawą przekazania danych do USA — decyzja o adekwatności w ramach Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne (SCC); zob. §5. Zgodę można w każdej chwili wycofać, klikając „Ustawienia plików cookie" w stopce serwisu; pliki cookie można również usuwać w ustawieniach przeglądarki.

Plik cookie	Cel	Czas trwania	Kategoria
_ga	Identyfikuje unikalne sesje (Google Analytics 4)	2 lata	analityczny — wyłącznie za zgodą
_ga_<ID>	Przechowuje stan sesji Google Analytics	2 lata	analityczny — wyłącznie za zgodą

Użytkownik może również zarządzać plikami cookie za pomocą ustawień przeglądarki.

§ 8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne, ani nie stosuje profilowania. Przygotowane pismo stanowi projekt wymagający samodzielnej weryfikacji przez Użytkownika przed wysłaniem.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym szyfrowanie połączenia, ograniczony dostęp do danych oraz rejestrowanie działań administracyjnych.

§ 10. Zmiany Polityki

Polityka może podlegać aktualizacji. O istotnych zmianach Administrator poinformuje za pośrednictwem serwisu, a posiadaczy kont — również drogą poczty elektronicznej. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo dostępna w serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

§ 11. Kontakt

We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem poczty elektronicznej rodo@listownia.pl oraz, w razie potrzeby, pod adresem korespondencyjnym Administratora: Złota 61/100, 00-819 Warszawa.